Privacyverklaring Kinderfysiotherapie Spring (versie 17-07-2019)

Kinderfysiotherapie Spring hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kinderfysiotherapie Spring houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kinderfysiotherapie Spring zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van patiënten

Persoonsgegevens van patiënten worden door Kinderfysiotherapie Spring verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de behandeling en/of de afspraken;
  • Het uitvoering van de behandeling;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de overeengekomen behandelovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kinderfysiotherapie Spring de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Voorletters;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Burger Service Nummer (BSN)*;
  • Het soort identiteitsbewijs en nummer ervan**;
  • Adresgegevens (postcode, woonplaats, straat en huisnummer);
  • Telefoonnummer (van ouder(s));
  • E-mailadres (van ouder(s))
  • Verwijsgegevens (indien aanwezig)
  • Gegevens over gezondheid

* Sinds 01-06-2009 is het verplicht om de BSN vast te stellen in de zorg

** Anders dan de algemene identificatieplicht is er in de zorg geen leeftijdsgrens. De identificatieplicht geldt vanaf de geboorte.

Uw persoonsgegevens worden door Kinderfysiotherapie Spring opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 15 jaar na het einde van de behandelingsovereenkomst

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbriefabonnees worden door Kinderfysiotherapie Spring verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: het inschrijvingsformulier Nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kinderfysiotherapie Spring de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Achternaam
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Kinderfysiotherapie Spring opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de hierboven beschreven werkzaamheden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van een elektronisch patiëntendossier;
  • Het verzorgen van een klanttevredenheidsonderzoek;
  • Het verzorgen van het opvragen en vastleggen van het BSN en vaststellen van de identificatie in de patiëntenadministratie;
  • Het verzorgen van de controle op verzekeringsrecht;
  • Het verzorgen van het elektronisch declaratieverkeer tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars;
  • Het verzorgen van een controle van het aantal behandelingen in de aanvullende verzekering
  • Het verzorgen van een uitslag voor de fijne en grove motoriek van de Bayley III (Pearson)
  • Het verzorgen van het beveiligd versturen van verslagen
  • Het verzorgen van beveiligd berichten sturen naar andere zorgverleners
  • Het verzorgen van de financiële administratie
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven
  • Het verzorgen van statistieken over de website

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Bijvoorbeeld meldplicht bij bepaalde infectieziekten of bij een vermoeden van kindermishandeling. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wie heeft er binnen Kinderfysiotherapie Spring inzage in de gegevens in het elektronische patiëntendossier?

Behalve de therapeut die u behandelt kunnen er ook enkele andere mensen uw gegevens zien. Dit zijn de andere kinderfysiotherapeuten die bij Spring werken, waarnemers, stagiaires en de praktijkondersteuners. Verder hebben wij ook een accountant die toegang heeft tot ons systeem. De praktijkondersteuners en accountant hebben beperkte rechten binnen het systeem. Mocht een therapeut om wat voor reden dan ook uitvallen, dan kan een andere therapeut de behandeling overnemen. Daarnaast doen wij ook interne audits om ervoor te zorgen dat wij de kwaliteit van onze dossier op orde houden.

Zorgverzekeraars

Tot slot zijn wij verplicht bepaalde gegevens door te geven aan zorgverzekeraars. Een voorbeeld van gegevens die zorgverleners aan zorgverzekeraars moeten doorgeven, zijn de zogeheten diagnosebehandelcombinaties (DBC’s). Dit zijn combinaties van codes waarin informatie is verwerkt over de zorgvraag, diagnose en behandeling van een patiënt. Verder mogen zorgverzekeraars een zogenoemde materiële controle uitvoeren. Dit houdt in dat zij controleren of een zorgverlener een gedeclareerde behandeling daadwerkelijk heeft uitgevoerd (rechtmatigheid). En of deze behandeling passend was gezien de zorgvraag (doelmatigheid). Er geldt een strikte procedure voor het opvragen van aanvullende informatie bij de zorgverlener door de zorgverzekeraar als deze een materiële controle uitvoert.

Binnen de EU

Wij verstrekken persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, namelijk MailChimp en Google Analytics. Beide zijn gecertificeerd voor het EU-US Privacy Shield. Op basis daarvan is het toegestaan persoonsgegevens met ze te delen.

Wij maken gebruik van Google Analytics-cookies en hebben een bewerkersovereenkomst met Google gesloten. Het laatste octet (3 cijfers) van het IP-adres hebben wij geanonimiseerd. Wij hebben de functie ‘gegevens delen’ uitgezet en maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. De gegevens blijven 26 maanden bewaard op Google Analytics.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Kinderfysiotherapie Spring bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De hoofdregel is dat uw medisch dossier minimaal 15 jaar moet worden bewaard na het einde van de behandelingsovereenkomst. Dit is bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Kinderfysiotherapie Spring van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Onze website heeft een SSL-certificaat en is daarmee veilig, u kunt dit zien aan het slotje. Het aanmeldformulier is gemaakt door Intramed en voldoet aan de strengste veiligheidseisen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Wilt u inzage, correctie of vernietiging van het medisch dossier van uw kind?

  • Is uw kind jonger dan 12 jaar, dan heeft u dit recht.
  • Bij een kind tussen de 12 en 16 jaar hebben uw kind en u het recht samen. Uw kind kan bezwaar maken tegen uw verzoek. Ook kan uw kind zelf een verzoek doen.
  • Wanneer u kind 16 jaar of ouder is, heeft het alleen zelf dit recht.
  • Bij twijfel of u daadwerkelijk het gezag over uw kind heeft, kunnen wij u ook verzoeken het gezag aan te tonen.

U kunt het beste schriftelijk, per brief of e-mail, om inzage, rectificatie of verwijdering vragen. Dien uw verzoek in bij de verantwoordelijke binnen de organisatie.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy verklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Kinderfysiotherapie Spring

Alberdingk Thijmstraat 85

2524 HC Den Haag

070-3945575

info@kinderfysiotherapiespring.nl

Verantwoordelijke binnen de organisatie

Binnen Kinderfysiotherapie Spring zijn Yenta Goedhart en Elizabeth van Bemmel verantwoordelijk voor zaken omtrent de gegevensbescherming. U kunt contact met hun opnemen via yenta@kinderfysiotherapiespring.nl of elizabeth@kinderfysiotherapiespring.nl